Guía sin efectivo para organizadores de eventos

Introducción de los pagos sin efectivo

Cada vez más eventos están dejando de lado las fichas (de plástico) y/o el dinero físico. Ya sea que organices un festival de música, una noche de fiesta, un parque de food trucks o un evento deportivo, el pago sin efectivo se está convirtiendo rápidamente en la nueva norma. Y aunque los pagos sin efectivo pueden ayudar a agilizar las cosas en el bar y reducir las colas, su verdadero poder reside en la información en tiempo real y la facilidad de conciliación, la recolección de datos de gastos, la reducción del fraude y la mejora de la experiencia de los visitantes.

¿Qué son los sistemas de pago sin efectivo?

Los sistemas de pago sin efectivo permiten a los visitantes pagar comida, bebida, productos o servicios sin utilizar dinero físico. En lugar de efectivo o fichas, los clientes utilizan métodos digitales como pulseras, tarjetas para eventos, tarjetas bancarias o sus teléfonos (Apple o Google Pay) para realizar las transacciones: esto elimina el manejo de efectivo, reduciendo los errores y agilizando las colas. 

Para los visitantes, la experiencia resulta más fácil y segura. Para los organizadores, significa pagos más fiables, supervisión en tiempo real e información valiosa sobre cómo y dónde gastan su dinero los participantes.

En esta guía, analizaremos más detenidamente la tecnología que hay detrás del pago sin efectivo y las ventajas reales que puede aportar a tu evento.

¿Por qué dejar de usar dinero en efectivo?

Los organizadores de eventos siempre están buscando formas de ofrecer a sus visitantes la mejor experiencia posible y, al mismo tiempo, maximizar los ingresos. Según nuestra experiencia, estos son los aspectos que los principales organizadores están intentando mejorar actualmente:

• Fomentar la adopción digital y mejorar la experiencia del cliente: el objetivo es mejorar la experiencia general del usuario (UX) y fomentar una mayor participación de los aficionados, no solo durante el evento, sino a lo largo de todo el año.

• Aumentar el consumo de alimentos y bebidas (F&B): el objetivo es maximizar los ingresos agilizando el servicio en los bares y puestos de venta, reduciendo así el tiempo que se tarda en completar una venta.

• Desarrollar los ingresos por patrocinio: creando ofertas de colaboración más valiosas y cuantificables para sus patrocinadores.

• Trabajar con datos para un crecimiento sostenible: el objetivo es analizar y utilizar los datos para aumentar o mantener la venta de entradas de manera eficiente, minimizando los costes.

Un sistema sin efectivo puede influir positivamente en casi todos estos temas. A continuación te presentamos ocho razones de peso para cambiar las fichas de plástico por una solución moderna sin efectivo (ya sea un sistema de circuito abierto o cerrado) en eventos y festivales:

1. Información en tiempo real sobre los ingresos

Los organizadores consiguen la capacidad fundamental de supervisar los flujos de ingresos en tiempo real a medida que se desarrolla el evento. Saber con precisión qué es lo que mejor se vende, en qué lugar y en qué momento permite realizar ajustes operativos inmediatos y proactivos. Gracias a esta información, puedes responder rápidamente trasladando a los miembros del equipo a las zonas de mayor demanda, gestionando las existencias mediante la identificación del inventario que se agota rápido y activando el reabastecimiento inmediato, e impulsando la promoción mediante el lanzamiento de ofertas sobre la marcha para artículos de baja rotación.

2. Reconciliación después del evento

Contar y conciliar manualmente el efectivo y las fichas en múltiples tiendas y bares es una tarea laboriosa que puede eliminarse por completo con un sistema sin efectivo. Los sistemas sin efectivo proporcionan informes financieros inmediatos y precisos, lo que ofrece una visión clara y completa de los resultados del evento y de los principales factores que generan ingresos con un mínimo de trámites administrativos.

3. Aumento de ingresos

Se ha demostrado que los sistemas sin efectivo aumentan el gasto por asistente. La desaparición de la barrera psicológica del gasto significa que los asistentes que utilizan métodos sin efectivo suelen estar más dispuestos a recargar o gastar más libremente, ya que se elimina el «dolor» cognitivo de entregar dinero físico. La generación de ingresos antes del evento también es posible gracias a características como la recarga obligatoria, los incentivos por recarga y los paquetes especiales de preventa. Además, el procesamiento rápido de los pagos, especialmente crucial para pedidos grandes o de varios artículos, maximiza las oportunidades de venta durante las horas punta.

4. Enhanced security and reduced risk of fraud

Las soluciones sin efectivo aumentan drásticamente la seguridad y la trazabilidad. Todas las transacciones se registran digitalmente, lo que hace que los pagos sean trazables y, por naturaleza, más seguros que el efectivo o las fichas físicas. Se eliminan los riesgos relacionados con el manejo de efectivo, ya que el personal ya no tiene que gestionar el cambio de efectivo ni el inventario de fichas, lo que elimina los riesgos asociados al almacenamiento, el transporte y los errores de cálculo. Los sistemas sin efectivo también dificultan el fraude interno, a menudo asociado a las fichas, como la venta de fichas por parte de voluntarios, el robo de fichas desechadas o la entrega de artículos gratuitos.

5. Dirigirse al público adecuado

Como ya sabemos, una pequeña parte de los visitantes suele generar la mayor parte de los ingresos por comida y bebida: según nuestra experiencia, un tercio de los visitantes genera dos tercios de los ingresos. Los sistemas sin efectivo de circuito cerrado, en particular, permiten a los organizadores crear perfiles detallados de los visitantes mediante el seguimiento de los patrones de gasto y las preferencias individuales. Estos datos pueden utilizarse para realizar un marketing específico, lo que permite segmentar el público y crear campañas de seguimiento muy eficaces para futuros eventos.

6. Se acabaron las colas para comprar fichas

Las frustrantes colas para comprar o recargar fichas pueden afectar significativamente a la experiencia de los visitantes. Con los sistemas modernos sin efectivo y sin contacto, los asistentes pueden recargar cómodamente sus cuentas en línea antes del evento o pagar directamente en el punto de venta utilizando su cuenta bancaria, tarjeta o monedero digital preferidos.

7. Menu flexibility and dynamic pricing

Las fichas físicas limitan considerablemente la capacidad del organizador para fijar los precios de los menús con precisión o introducir una oferta de productos variada. En el caso de eventos con un alto potencial de ingresos por comida y bebida o con una gran variedad de opciones gastronómicas, esta restricción puede suponer un importante inconveniente financiero. El sistema sin efectivo permite fijar precios detallados y flexibles para cada artículo. El sistema también admite precios dinámicos, lo que permite modificar los precios para adaptarse a las promociones de happy hour en los bares de copas, por ejemplo, lo que puede ayudar a maximizar los ingresos.

8. Flexibilidad del menú y precios dinámicos

En determinados mercados clave, se están introduciendo normativas que prohibirán por completo el uso de fichas de plástico, y se esperan cambios en algunas regiones a partir de 2026. Adoptar de forma proactiva una solución sin efectivo ahora significa que estarás preparado para cumplir con la normativa en el futuro y podrás evitar una transición apresurada y costosa más adelante.

Circuito abierto o circuito cerrado: ¿cuál es la diferencia?

Cuando se pasa al sistema sin efectivo, hay que decidir entre dos tipos de sistemas: circuito abierto y circuito cerrado. Ambos tienen sus ventajas, y la elección adecuada depende del tamaño, la configuración y los objetivos del evento.

Circuito abierto

Un sistema de circuito abierto acepta pagos a través de métodos estándar, como tarjetas de débito y crédito, además de monederos móviles como Apple Pay y Google Pay. Estos sistemas están conectados a redes bancarias externas, por lo que los visitantes pueden pagar con las mismas tarjetas o aplicaciones que usan todos los días. Esto significa que los visitantes estarán familiarizados con la forma de pago. Es ideal para eventos de un día, clubes o eventos cortos a los que los visitantes acuden sin mucha preparación.

Circuito cerrado

Un sistema de circuito cerrado funciona dentro del propio ecosistema de tu evento. Los visitantes recargan una pulsera o una tarjeta específica para el evento mediante tecnología de chip RFID y la utilizan para pagar en todos los bares, puestos de comida y tiendas del recinto.

Como el sistema es totalmente interno, los pagos son más rápidos y se obtiene un control total sobre el entorno de las transacciones y datos más completos de cada compra, incluso sin una conexión constante a Internet. Esto hace que el sistema sea más resistente a las interrupciones del servicio. Ideal para eventos y festivales de varios días en los que los visitantes suelen recargar crédito por adelantado.

Aquí tienes un desglose detallado de las ventajas y desventajas

El verdadero poder del pago sin efectivo (abierto y cerrado)

El verdadero valor de los pagos sin efectivo, ya sean de circuito abierto o cerrado, reside en los datos y la información que se obtienen cuando todas las transacciones son digitales y están conectadas. Con la configuración adecuada, puedes convertir tu sistema de pagos sin efectivo en una potente herramienta para la toma de decisiones.

Ventajas operativas

Los sistemas sin efectivo agilizan las operaciones antes, durante y después de tu evento. Como todo se controla digitalmente, tendrás una visibilidad inmediata de lo que está sucediendo en el lugar.

• Con los pagos sin contacto, las transacciones se procesan en segundos, lo que agiliza las colas en bares, food trucks y puestos de merchandising.

• El personal ya no maneja fichas (ni efectivo), lo que reduce los errores, las pérdidas y el fraude. También ayuda con los pedidos complejos (surtidos de bebidas más grandes, depósitos de vasos rígidos, etc.). Los reembolsos o créditos también se pueden emitir al instante, sin complicaciones.

• Los paneles de control en tiempo real te ayudan a supervisar qué ubicaciones son las más concurridas, cómo varían los gastos (descensos durante la actuación de un artista famoso o picos entre actuaciones) y dónde asignar las existencias según sea necesario. Puedes abrir o cerrar bares en función de la demanda en tiempo real, aumentar o reducir el personal en función de la actividad de ventas y tomar decisiones basadas en datos reales para optimizar las operaciones de tu bar.

• No es necesario liquidar ni conciliar los costes con los proveedores in situ, ya que toda la información se almacena en el sistema.

Este nivel de control se traduce en menos sorpresas y decisiones más seguras durante tu evento.

Gasta mejor, vende más

Cuando los visitantes utilizan una tarjeta bancaria, una tarjeta RFID o una pulsera con saldo, tienden a gastar más. Se elimina la indecisión que supone sacar la cartera o preocuparse por tener el cambio exacto.

Pero la verdadera ventaja es lo que ocurre entre bastidores. Es decir, lo que puedes ver:

• Qué productos o stands funcionan mejor

• A qué hora del día se alcanzan los picos de ventas

• Qué tipo de visitantes gastan más
  
  

Esto te permite ajustar con precisión tus precios, ventas adicionales y promociones. ¿Quieres impulsar las ventas en momentos de poca actividad? Ofrece una oferta por tiempo limitado. ¿Necesitas recompensar a los clientes que más gastan o a los compradores habituales? Utiliza tus datos para hacerlo con precisión.

Cuanto más comprendas los hábitos de gasto de tus visitantes, mejor podrás atenderlos y aumentar tus ingresos.

Conectando el pago sin efectivo con la venta de entradas

La integración de los pagos sin efectivo con la venta de entradas proporciona una visión completa del comportamiento de los visitantes, desde la compra de entradas hasta el gasto en el recinto.

La unificación de estos datos convierte puntos inconexos en información útil, lo que permite a los organizadores crear perfiles detallados de los visitantes y sus personalidades. Por ejemplo, al vincular las compras anticipadas, las reservas de alojamiento y el gasto en cócteles, se identifica a los visitantes que buscan comodidad y experiencia, lo que resulta ideal para ofertas específicas de fidelización y venta adicional.

La potencia de un sistema de circuito cerrado reside en conectar cada transacción realizada in situ con la cuenta de cada persona, vinculando las compras de comida, bebida o mercancía con los datos de su entrada. Este perfil completo, combinado con la incorporación de validaciones (como la edad o el estatus VIP) al chip RFID, permite establecer colaboraciones de marca sofisticadas y cuantificables. En lugar de un patrocinio general, las oportunidades pueden estar muy orientadas, como por ejemplo ofrecer un acceso especial solo a los asistentes que hayan comprado un producto del patrocinador. 

Por ejemplo, imagina una colaboración con Red Bull, en la que los visitantes que pidan o hayan pedido un Red Bull durante el evento tengan acceso especial a una zona Red Bull.

Estos datos individuales tan valiosos son fundamentales para mejorar el marketing y los ingresos en el futuro. Al realizar un seguimiento de los clientes que gastan más, los organizadores pueden crear segmentos de público detallados y diseñar campañas personalizadas muy eficaces. Esto permite llevar a cabo un marketing más inteligente, recompensar a los asistentes más valiosos con ofertas de fidelización y planificar futuros eventos basándose en información precisa sobre las ventas y el comportamiento, lo que en última instancia aumenta los ingresos y mantiene la venta de entradas.

¿Qué solución debería elegir?

Si no estás seguro de qué solución elegir, plantéate si lo siguiente se aplica a tu evento:

• Ya estás analizando y utilizando datos en un sistema CRM. La principal ventaja de un sistema de circuito cerrado es que conecta los datos de pago con los datos de los visitantes, por lo que, para analizar eficazmente tus resultados, necesitarías utilizar un CRM.

• Tienes una aplicación para festivales. Si tienes tu propia aplicación, quizá valga la pena considerar el uso de un sistema de circuito cerrado y configurar recargas a través de la aplicación. Esto aumenta el uso de la aplicación y abre un canal de comunicación directo.

• Estás organizando un evento o festival de varios días. Si es así, una solución de circuito cerrado puede ser más adecuada, ya que la complicación inicial de la configuración se compensa con la facilidad de uso durante varios días.

• Estás organizando un festival de un solo día o un festival gratuito. Un sistema de circuito abierto probablemente sea más que suficiente para satisfacer tus necesidades. Por lo general, no vale la pena instalar un sistema de circuito cerrado.

Tu estrategia sin efectivo empieza ahora

Ya sea que organices un festival, una noche de discoteca, un evento deportivo o un mercado gastronómico, dejar de usar dinero en efectivo ya no es una tendencia futura, sino una oportunidad actual. Con la configuración adecuada, los sistemas de pago sin efectivo pueden reducir las colas, aumentar el gasto en el lugar y darte acceso a datos importantes que te ayudarán a planificar mejor y crecer de forma más inteligente.

Elegir entre un sistema de circuito abierto o cerrado es solo el principio. El verdadero valor reside en lo bien que esté integrado el sistema, la claridad con la que te comuniques con tu público y la eficacia con la que utilices la información obtenida posteriormente. Desde transacciones más rápidas y un control de acceso más fluido hasta una mejor coordinación del personal y previsiones más precisas, el pago sin efectivo abre las puertas a un nuevo nivel de control.

Pero, como cualquier herramienta potente, el éxito depende de la configuración. Por eso es fundamental evitar los errores habituales, formar adecuadamente a tu equipo y centrarse en la experiencia del cliente de principio a fin.

¿Estás listo para descubrir cómo el pago sin efectivo puede funcionar en tu evento? Nuestro equipo está aquí para ayudarte a crear una solución adaptada a tus necesidades, tanto si acabas de empezar como si estás listo para crecer. Hablemos.