Du hast die Schlagzeilen bestimmt schon gesehen: Eine große Show geht in den Verkauf und ist angeblich innerhalb von Minuten oder Sekunden ausverkauft. Ariana Grandes UK-Tour war angeblich in unter 15 Minuten weg, Yungbluds US-Tour in mehreren Städten in 60 Sekunden, und 2014 behauptete die K-Pop-Gruppe EXO, ein Konzert in unter zwei Sekunden ausverkauft zu haben. Klingt beeindruckend, die Nachfrage muss enorm gewesen sein.

In fast jedem Fall ist die Realität aber deutlich komplizierter. Ein großes Event in unter fünf Minuten komplett auszuverkaufen ist aus ganz logischen und technischen Gründen nicht möglich.

Hier ist, was hinter diesen Schlagzeilen wirklich passiert.

Was bedeutet „ausverkauft" eigentlich?

Die meisten Ticketing-Systeme, einschließlich Weeztix, führen jedes Ticket während eines Verkaufs durch vier Phasen:

1. Verfügbar: Das Ticket ist im Shop live und kann ausgewählt werden.
2. Reserviert: Ein Besucher hat das Ticket in den Warenkorb gelegt.
3. Zahlung ausstehend: Der Besucher ist in der Zahlungsumgebung und bezahlt gerade.
4. Bezahlt: Die Zahlung ist bestätigt und der Besucher landet auf der Bestellbestätigungsseite.

Von Phase 1 zu Phase 4 in unter fünf Minuten zu kommen ist für einen einzelnen Käufer technisch möglich. Das für Tausende Tickets gleichzeitig zu schaffen, mit einem bestätigten, endgültigen Ausverkauf-Status, ist eine andere Geschichte.

Wenn du „ausverkauft in fünf Minuten" liest, bedeutet das meistens, dass eine der früheren Phasen erreicht wurde, in der Regel Phase 2. Also waren alle Tickets in unter fünf Minuten reserviert, nicht verkauft. Technisch gesehen war das Event nicht ausverkauft.

Am Anfang steht die Warteschlange

Bevor überhaupt jemand ein Ticket reservieren kann, muss er erst durch die Warteschlange. Die Warteschlange schützt das Ticketing-System vor Überlastung, was angesichts des Bot-Traffics bei Spitzenverkäufen wichtiger ist denn je.

Weeztix startet einen Spitzenverkauf mit einem kontrollierten Zufluss von 25 Besuchern pro Minute für die ersten 1 bis 2 Minuten als Live-Check, dass alles sauber funktioniert. Sobald Bestellungen reibungslos durchlaufen, steigt der Zufluss je nach Eventgröße deutlich an. Bei einem Event mit 8.000 Tickets kann allein das rund 1 Minute Anlaufzeit und 4 Minuten Zufluss bedeuten, bevor man überhaupt berücksichtigt, wie lange es dauert, bis diese Reservierungen zu abgeschlossenen Zahlungen werden.

Diese Maßnahmen garantieren die Sicherheit und technische Stabilität des Ticketverkaufs, aber sie bedeuten auch: Die Uhr für ein ausverkauftes Event beginnt mit der Warteschlange, nicht mit dem ersten verkauften Ticket.

Order Time und Payment Time erklärt

Sobald ein potenzieller Käufer den Shop betritt, kann er Tickets reservieren. Jede Ticketreservierung hat zwei eingebaute Timer:

• Order Time (Bestellzeit): Das Zeitfenster, das ein Besucher hat, um vom Betreten des Ticketshops bis zum Start der Zahlung zu kommen. Der Weeztix-Standard liegt bei 8 Minuten.
• Payment Time (Zahlungszeit): Das Zeitfenster, das ein Besucher hat, um die eigentliche Zahlung abzuschließen, sobald er in der Zahlungsumgebung ist. Der Weeztix-Standard liegt bei 12 Minuten.

Diese Timer lösen ein konkretes Problem. Sobald ein Besucher ein Ticket auswählt, wird es aus dem Umlauf genommen und für ihn reserviert. Ohne Zeitlimit könnte ein einzelner unentschlossener Käufer, oder jemand, der mit Tickets im Warenkorb verschwindet, andere Fans daran hindern, an die Tickets zu kommen, die sie unbedingt wollen. Die Timer sorgen dafür, dass eine Reservierung nicht unbegrenzt gehalten werden kann.

Beide Timer können pro Event angepasst werden. Bei großen Spitzenverkäufen setzt Weeztix Order Time und Payment Time oft auf jeweils 5 Minuten. Veranstalter, die ein kürzeres Zeitfenster für ihren Spitzenverkauf wünschen, können das direkt mit ihrem Account Manager (persönlicher Ansprechpartner) besprechen.

Warum ein Event nicht wirklich in unter fünf Minuten ausverkauft sein kann

Der Hauptgrund ist ziemlich einfach: Nicht jeder Besucher, der ein Ticket reserviert, schließt seine Bestellung auch ab. Leute brechen den Bestellprozess aus allen möglichen Gründen ab:

• Sie haben denselben Ticketshop in mehreren Browser-Tabs offen, um ihre Chancen zu verbessern, die Warteschlange zu schlagen. Sie kommen in einem Tab durch und ignorieren oder schließen die anderen.
• Sie sind Teil einer Gruppe, die gleichzeitig dieselben Tickets kaufen will. Wer zuerst durchkommt, kauft, die anderen nicht.
• Sie haben versehentlich das falsche Datum gewählt.
• Sie hätten lieber einen anderen Platz oder Bereich als das, was verfügbar ist.
• Der Preis ist höher als erwartet, sobald Gebühren dazukommen.

Wenn ein Besucher eine Reservierung aufgibt, kehrt das Ticket in den verfügbaren Pool zurück. Mit 5-Minuten-Timern passiert dieses Recycling alle 10 Minuten. Mit dem Standard von 8 Minuten Order Time und 12 Minuten Payment Time passiert es alle 20 Minuten.

Selbst wenn jedes verfügbare Ticket innerhalb von 60 Sekunden nach Verkaufsstart reserviert ist, kannst du also nicht ernsthaft behaupten, dein Event sei ausverkauft. Einige dieser Reservierungen werden storniert, und die Tickets kehren in den Pool zurück. Diese freigegebenen Tickets kommen in Wellen zurück, jedes Mal wenn ein Timer abläuft. Genau das erzeugt das Muster, das wir bei jedem großen Verkauf sehen.

Das Wellenmuster eines Spitzenverkaufs

Was du bei einem echten Spitzenverkauf siehst, ist eine Abfolge von Wellen.

Stell dir vor, 80 % der Besucher mit einem reservierten Ticket schließen ihren Kauf tatsächlich ab. Die anderen 20 % brechen ab, und diese Tickets kehren in den Shop zurück. Von diesen zurückkehrenden 20 % werden wiederum 80 % der Zahlungen abgeschlossen, und 20 % abgebrochen. Dieser Zyklus wiederholt sich mit immer kleineren Zahlen, bis schließlich alle Tickets verkauft sind.

Über die Tausenden Spitzenverkäufe, die wir durchgeführt haben, ist das Wellenmuster bemerkenswert konsistent geblieben:

Bis jedes einzelne Ticket verkauft ist, braucht es mindestens drei volle Order- und Payment-Zyklen.

Mit 5-Minuten-Timern für Shop und Zahlung bedeutet das mindestens 30 Minuten, um zu bestätigen, dass ein Event vollständig ausverkauft ist. Mit den oben genannten Standard-Timern von Weeztix liegt diese Zahl eher bei 60 Minuten.

Warum das für die Kommunikation wichtig ist

Als Veranstalter ist das relevanter, als es auf den ersten Blick wirkt.

Zu verkünden, dass du „in fünf Minuten ausverkauft" bist, während in Wirklichkeit noch Wellen von zurückkehrenden Tickets verarbeitet werden, birgt ein Risiko: Besucher, die eine Ausverkauft-Meldung sehen und dann bemerken, dass 20 Minuten später andere noch kaufen, halten den Prozess für unfair. Diese Wahrnehmung ist schwer zu korrigieren, selbst wenn das Timing technisch korrekt war. Außerdem willst du Käufer im Shop halten, damit sie Tickets aus Welle 2 und 3 aufgreifen können.

Ehrliche Kommunikation während eines Spitzenverkaufs (anerkennen, dass die Nachfrage extrem ist, dass der Shop seine verfügbaren Tickets verarbeitet, und dass die endgültige Verfügbarkeit sich innerhalb einer Stunde einpendelt) klingt vielleicht nicht so gut wie eine knackige Schlagzeile, aber sie sorgt dafür, dass deine Ticketkäufer dir weiterhin vertrauen.

Wie du wirklich schnell ausverkaufst

Es gibt einen Weg, einen Verkauf tatsächlich schnell abzuschließen, der auf dem Verständnis des Wellenmusters basiert, statt dagegen anzukämpfen. Allerdings birgt er ein gewisses Risiko.

Wenn du weißt, dass ungefähr 20 % der Reservierungen nicht konvertieren, kannst du das vorausplanen. Bei einem Venue mit 10.000 Plätzen bedeutet zum Beispiel das Freigeben von 12.000 reservierbaren Tickets, dass du nach der ersten Welle von Abbrüchen innerhalb eines einzigen Order- und Payment-Zyklus nah an deiner tatsächlichen Kapazität landest.

Das bringt natürlich ein operatives Risiko mit sich, weil du versehentlich mehr Tickets verkaufen könntest, als tatsächlich verfügbar sind. Daher ist das nur möglich, wenn deine Kapazität es erlaubt, nah an die maximale Ticketanzahl heranzukommen, aber nicht exakt darauf zu landen.

Statt vorab zusätzliche Tickets freizugeben, nutzt du deine eigenen historischen Abbruchdaten, um vorherzusagen, wie viele Reservierungen nicht konvertieren. Dann schließt du den Shop direkt nach der zweiten Welle, sobald genug zurückkehrende Tickets verarbeitet sind und du nah an der Kapazität bist. Du landest innerhalb von Minuten nahe am Ausverkauf, ohne darauf zu wetten, mehr Tickets freizugeben als das Venue fassen kann.

Beide Varianten tragen ein Grundrisiko: Da Zahlungen auch nach der Freigabe eines Tickets noch eintreffen können, kann es gelegentlich passieren, dass du etwas mehr verkaufst als vorhanden. Das solltest du verstehen, bevor du diese Taktiken einsetzt. Schauen wir uns an, warum das passiert.

Warum Überverkäufe manchmal trotzdem vorkommen

Überverkäufe können bei jedem Spitzenverkauf passieren. Selbst mit den Timern und dem Wellenmuster im Hinterkopf, und ohne die oben genannten Taktiken zum schnellen Ausverkauf, kommt es vor, dass Veranstalter überverkaufen. Fast immer liegt das am Verhalten der Zahlungsmethoden.

Verschiedene Zahlungsmethoden haben unterschiedliche Zeitregeln. iDEAL zum Beispiel erlaubt bis zu 90 Minuten, um einen Zahlungslink abzuschließen, und Weeztix kann diesen Link nach Ausstellung nicht abbrechen. Kreditkartenzahlungen können mehrere Minuten zur Verifizierung auf Bankseite benötigen, selbst nachdem der Besucher seine Daten eingegeben hat.

Das Ergebnis: Ein Ticket kann nach Ablauf der 12-minütigen Payment Time in den Shop zurückgegeben werden, nur damit die ursprüngliche Zahlung später doch noch bestätigt wird. Dasselbe Ticket wurde damit technisch zweimal verkauft.

Wenn das passiert, können Veranstalter direkt in Weeztix entscheiden, wie sie damit umgehen, einschließlich der Rückerstattung doppelter Bestellungen. Denk nur daran, dass die betroffenen Personen davon profitieren, wenn die Kommunikation und ihre Erwartungen sorgfältig gemanagt werden.

Fazit

„Ausverkauft in fünf Minuten" klingt gut in einer Pressemitteilung, spiegelt aber selten wider, was bei einem Spitzenverkauf tatsächlich passiert. Bis alle Tickets eines Events verkauft sind, braucht es mindestens drei Order- und Payment-Zyklen, plus den Zufluss aus der Warteschlange, plus das unvorhersehbare Verhalten echter Käufer.

So funktioniert ein Ticketverkauf leider einfach. Aber sobald du das Wellenmuster dahinter verstehst, kannst du dafür planen, drumherum kommunizieren, und (wenn es Sinn ergibt) damit arbeiten, um tatsächlich schnell auszuverkaufen.

Du planst einen Spitzenverkauf? Sprich mit deinem Weeztix Account Manager über den richtigen Ansatz für dein Event: info@weeztix.com.