Bij elk event zijn er twee soorten mensen op het terrein: bezoekers met een ticket en alle anderen. Die tweede groep is groter dan veel organisatoren denken. Denk aan je crew, vrijwilligers, cateraars, beveiliging, productieteams, pers, artiesten en hun entourage. En ook de op- en afbouwploegen horen erbij, die er zijn vóór de eerste bezoeker en na de laatste vertrekken.

Accreditatie regelt die hele groep. Het bepaalt wie waar toegang toe heeft, geeft de juiste credentials uit en houdt het geheel veilig. In deze gids leggen we uit wat accreditatie inhoudt, wanneer je een echt systeem nodig hebt in plaats van een spreadsheet, en hoe je met een self-serve aanpak klein kunt beginnen en kunt doorgroeien naar de grootste shows.

Wat is accreditatie?

Accreditation is het proces waarmee je toegang verleent en beheert voor iedereen op je terrein die geen betalende bezoeker is. Als een ticket de manier is waarop een bezoeker binnenkomt, dan is accreditatie de manier waarop alle anderen dat doen.

Het uitgangspunt is simpel: iedereen op het festivalterrein die geen bezoeker is, heeft accreditatie nodig. Dat gaat om een bredere groep dan je misschien denkt:

• Crew en vrijwilligers

• Personeel en leveranciers

• Cateraars en standhouders

• Beveiliging en medische teams

• Pers en media

• Artiesten en hun entourage

• Productie, toeleveranciers en technische teams

Al deze groepen moeten op het terrein zijn, maar bijna niemand van hen heeft toegang tot dezelfde plekken nodig. En daar doet accreditatie zijn echte werk.

Waarom zones de kern van accreditatie vormen

Elk event werkt met verschillende zones, en een groot deel van accreditatie draait om de vraag wie waar naar binnen mag. Een backstage, een artiestenverblijf, een productiekantoor, een VIP-gedeelte, een algemene crewruimte en het evenemententerrein zelf hebben allemaal hun eigen toegangsrechten, ingangen en beveiligingslagen.

Met een accreditatiesysteem stel je die zones in en wijs je per persoon of groep de toegang toe. In de praktijk gebeurt dat vaak visueel, met kleuren of symbolen op een polsbandje of badge. Iemand met een polsbandje in geel, paars en groen mag alleen de gele, paarse en groene zones in. Beveiligingsteams op de vloer lezen diezelfde kleuren in één oogopslag, zodat ze altijd weten wie waar mag komen zonder iets op te hoeven zoeken. Dit noemen we de 'klassieke polsbandje/badge'-oplossing.

Zo wordt een ingewikkeld rechtensysteem iets wat gewoon werkt, ook bij drukke ingangen, omdat je personeel of beveiliging niemand hoeft na te zoeken.

De juiste credential kiezen

Credentials voor accreditatie bestaan grofweg in twee vormen, en de juiste keuze hangt af van het soort event dat je organiseert.

Polsbandjes

Polsbandjes zijn de meest gekozen optie, gebruikt door de meeste eendaagse en meerdaagse festivals. Hun grootste voordeel is veiligheid: zodra een polsbandje om zit, gaat het er niet makkelijk af om aan iemand anders te geven. Zo blijven de toegangsrechten gekoppeld aan de persoon voor wie ze bedoeld zijn.

Er zijn drie soorten polsbandjes:

• Klassieke polsbandjes: de eenvoudige kleurgecodeerde bandjes die aangeven tot welke zones of rechten de drager toegang heeft.

• Tyvek-polsbandjes: stevigere plastic bandjes waarop de zonering, het team van de drager en een scanbare QR-code gedrukt kunnen worden, waarmee toegang tot bepaalde zones en diensten wordt verleend.

• NFC-polsbandjes: bandjes met een NFC-chip die je kunt tappen om meteen te controleren of de drager toegang heeft tot een bepaalde zone of dienst. Ze kunnen ook koppelen met de digitale wallet van de drager en met je accreditatiesysteem.

Badges

Badges zie je vaker bij grote commerciële events, in zakelijke settings en bij evenementen zoals de Tour de France of grote voetbalclubs. Badges zijn zeer aanpasbaar (ze kunnen tot in detail worden ontworpen, vaak met een foto van de drager erop voor identiteitscontrole) en passen goed bij omgevingen waar mensen makkelijk herkenbaar of benaderbaar moeten zijn. Het nadeel is dat een badge makkelijker aan iemand anders door te geven is, al beperk je dat risico met een foto en andere maatregelen.

Net als bij polsbandjes zijn er drie soorten badges:

• Klassieke badges

• Badges met een QR-code

• NFC-badges

Voor de meeste festivals bieden polsbandjes de juiste balans tussen veiligheid en eenvoud. Voor zakelijke of hoogprofiel-events waar identiteit en zichtbaarheid belangrijk zijn, zijn badges vaak de betere keuze. Je kunt overigens ook prima een combinatie van beide gebruiken.

Accreditatie en personeelsplanning

Een van de belangrijkste dingen om te begrijpen bij crewmanagement, is dat het uit twee aparte taken bestaat. En juist het door elkaar halen van die twee is waar veel organisatoren de mist in gaan.

Accreditatie draait om het verlenen van rechten

Accreditatie bepaalt wie er op het terrein mag zijn, welke zones of accommodaties iemand in mag, waar diegene mag parkeren en welke diensten diegene kan gebruiken. Dat sluit naadloos aan op ticketing. Waar ticketing je betalende bezoekers regelt, regelt accreditatie alle anderen, en samen geven ze je volledige controle over wie er toegang heeft tot je event en welke rechten daarbij horen.

Personeelsplanning is een ander vak

Dit gaat over de werving, communicatie en shiftplanning voor je personeel: een rooster opstellen over de dagen en uren van je event, teamleiders aanwijzen, shifts koppelen aan specifieke plekken op een plattegrond en de briefings en wervingsmails die daarbij horen.

Niet elke accreditatieaanbieder biedt personeelsplanning, en het is goed om helder te hebben dat dit twee verschillende dingen zijn. Accreditatie is de logische partner van ticketing, en personeelsplanning is operationele software die daarnaast staat. Een complete crewoplossing biedt beide, maar ze lossen verschillende problemen op en zijn vaak voor verschillende mensen in je team bedoeld.

Wanneer heb je écht een accreditatiesysteem nodig?

Veel kleinere organisatoren stellen een terechte vraag: heb ik echt een gespecialiseerd accreditatiesysteem nodig, of red ik het zelf met een spreadsheet of een setje gastenlijst-tickets?

Voor een heel klein event kan handmatig beheer nog net werken. Maar het loopt al snel vast. Dit zijn de vier belangrijkste redenen waarom een all-round crew en accreditatiesysteem je kan helpen:

1. Efficiëntie

Honderden crewleden, vrijwilligers en gasten met de hand beheren is traag en foutgevoelig. Met een goed systeem accrediteer je grote aantallen mensen in één keer (met batchontwerpen doe je zo 1.500 of 2.000 mensen tegelijk) in plaats van stuk voor stuk.

2. Overzicht

Zones, toegangsrechten en credentials zijn handmatig lastig bij te houden. Een goed systeem geeft je één helder overzicht van wie waar toegang toe heeft.

3. Veiligheid

Backstages, artiestenverblijven en afgeschermde zones vragen om echte toegangscontrole. Een scanbare credential dwingt dat af op een manier die een gastenlijst-ticket nooit kan.

4. Kostenbeheersing

Kostenbeheersing is de reden die organisatoren het vaakst onderschatten. Als je niet precies weet hoeveel crew er komt, welke maten ze nodig hebben of wat ze eten, bestel je voor de zekerheid te veel. Te veel t-shirts, te veel crewmaaltijden, te veel lunchpakketten. Die verspilling loopt snel op. Als je accreditatie- en planningsdata precies laat zien hoeveel mensen wat nodig hebben, bestel je nauwkeurig, en vaak verdient het systeem zichzelf daarmee al terug.

Als vuistregel gaat een accreditatiesysteem lonen zodra je zo'n 100 of meer geaccrediteerde mensen beheert. Daaronder volstaat de handmatige aanpak misschien nog. Daarboven wegen de efficiëntie, het overzicht en de kostenbesparing al snel op tegen de moeite om het zelf te doen.

Hoe self-serve accreditatie eruitziet

Een self-serve accreditatiesysteem werkt vrijwel hetzelfde als een self-serve ticketingplatform. Je maakt een account aan, bouwt je event en beheert je accreditatie zelf, zonder dat je een bureau of een lang onboardingtraject nodig hebt om te starten.

Het proces draait om campagnes, net zoals bij ticketing. In plaats van iedereen los te benaderen, zet je een formulier op en stuur je dat naar iedereen die geaccrediteerd moet worden, of dat nu je crew, je perslijst of de entourage van een artiest is. Iedereen vult zelf zijn gegevens in, en het systeem geeft in ruil daarvoor de juiste accreditatie uit.

Dat formulier doet meer dan aanwezigheid bevestigen. Het is waar je de operationele informatie verzamelt die je hele planning mogelijk maakt: t-shirtmaten voor de crew, dieetwensen en allergieën voor de catering, contactgegevens, functies en al het andere wat je vooraf wilt weten. Omdat iedereen zijn eigen gegevens invult, kloppen de data en blijft de administratieve last laag.

Het grootste deel van dit werk gebeurt in de weken en maanden vóór het event. Tegen de tijd dat het event er is, is het zware werk gedaan, en wordt het proces op locatie simpelweg toegangscontrole.

Wat er op de dag zelf gebeurt

Op het event zelf draait accreditatie helemaal om logistiek.

Geaccrediteerde mensen komen aan en halen hun credential op, meestal bij een aparte accreditatietent met de machines die de polsbandjes of badges printen en encoderen. Vanaf dat moment wordt het toegangscontrole: personeel scant of controleert elke credential bij de ingang van een zone, en de kleuren, symbolen of opgeslagen rechten bepalen waar iemand mag komen.

Omdat alle data vooraf is verzameld, verloopt het op locatie snel. Elke credential draagt al alles wat nodig is.

Hoe accreditatie samenwerkt met cashless

Als je een closed-loop cashless systeem gebruikt, kan dezelfde polsband twee functies vervullen. Een gesloten polsband waarop iemands bestedingstegoed staat, kan ook zijn of haar accreditatie bevatten, zodat één enkel identiteitsbewijs zowel voor betaling als voor toegang zorgt. Wanneer medewerkers de polsband scannen bij een afgeschermd gebied, zoals backstage, wordt tegelijkertijd ook gecontroleerd of de persoon toegang heeft.

Dit betekent dat je door beide systemen te gebruiken het aantal onderdelen dat je moet beheren vermindert en dat de accreditatie naadloos aansluit bij de rest van je evenement.

Klein beginnen en opschalen

De kracht van een self-serve model is dat het met je meegroeit. Je begint met een bescheiden event en een klein aantal geaccrediteerde mensen, leert het systeem kennen en breidt uit naarmate je event groeit, tot aan de grootste en meest complexe shows toe. Hetzelfde platform dat een tweedaags festival aankan, draait ook de accreditatie voor evenementen op de schaal van Hellfest, de Tour de France, Paris Saint-Germain en Royal Antwerp FC.

Als je erbij blijft, verzamel je met een accreditatiesysteem steeds meer operationele data, waarmee je je crewmanagement verfijnt en jaar na jaar blijft groeien.

Neem controle met cashless

Accreditatie is hoe je grip krijgt op iedereen op je terrein die geen bezoeker is. Je stelt er zones en toegangsrechten mee in, geeft er veilige credentials mee uit, verzamelt er vooraf de operationele data die je nodig hebt, en houdt je event zo georganiseerd en veilig. Gekoppeld aan ticketing geeft het je een compleet beeld van wie toegang heeft tot je event. Gekoppeld aan cashless deelt het één credential voor betaling en toegang. En met een module voor personeelsplanning ernaast breidt het uit naar de werving en planning van je volledige personeel.

Voor kleinere organisatoren die hun crew nog in een spreadsheet beheren, komt het neer op vier dingen: efficiëntie, overzicht, veiligheid en kosten. Zodra je event een bepaalde omvang bereikt, is een eigen self-serve accreditatiesysteem geen luxe meer, maar iets wat zichzelf terugverdient.

Wil je weten hoe self-serve accreditatie voor jouw event kan werken? Neem contact op met het Weeztix-team en we nemen je opzet samen door.