Ik ben Johan van der Heijden, en samen met Jip van Odenhoven organiseer ik Costa del Son, een foodfestival in Son en Breugel. Afgelopen september organiseerden we onze eerste editie. Het idee was om een Spaans kustplaatsje midden in het dorp te creëren, aan het kanaal, met het verhaal dat er voor één weekend een nieuwe boulevard ontstaat. Bezoekers krijgen bij binnenkomst zelfs een fysiek paspoort, waarmee ze langs lokale horecaondernemers kunnen “reizen” en stempels verzamelen. Het concept draait om samen vakantie vieren in je eigen dorp, met muziek, lekker eten en drinken. Oorspronkelijk was het plan meer een dancefestival, maar samen met lokale partners hebben we het doorontwikkeld tot een culinaire experience die langzaam toewerkt naar een feest. Negentig procent van de deelnemende horeca komt uit het dorp zelf. We hebben een strand aangelegd met zitjes, een boulevard gebouwd en het hele concept echt doorvertaald in beleving. De eerste editie was meteen twee dagen uitverkocht, met bijna 4.000 bezoekers in totaal.

Het grootste leerpunt was het weer. Het regende twee dagen en op zaterdag moesten we zelfs tijdelijk ontruimen vanwege noodweer. Gelukkig konden we uitwijken naar de zalen van De Zwaan en het naastgelegen restaurant, waardoor het publiek grotendeels weer terugkwam toen het veilig was. Voor komend jaar willen we daarom meer overkappingen en een duidelijk plan B. Daarnaast willen we meer met sponsoren gaan werken om ook financieel wat gezonder te zijn.

Ik had al ervaring met Weeztix via andere evenementen waar ik de marketing en ticketing deed. Wat mij altijd is bijgebleven, is hoe goed ik geholpen werd. Bij vragen kreeg ik snel antwoord en vaak ook extra advies waar ik zelf nog niet aan had gedacht. Dat meedenken gaf vertrouwen. Voor Costa del Son was het daarom logisch om weer met Weeztix te werken. Zeker in de aanloop naar het event, wanneer er op het laatste moment nog dingen aangepast moesten worden, werd dat direct opgepakt. Die bereikbaarheid en betrokkenheid maakte echt het verschil.

Wat er voor mij echt uitspringt is de klantenservice, maar ook de flexibiliteit van het systeem. We konden werken met verschillende ticketdrops en tijden instellen waarop tickets live gingen. Voor meerdaagse evenementen is het fijn dat je dat overzichtelijk kunt inrichten. We hebben ook gebruikgemaakt van meekijklinks en koppelingen, wat allemaal soepel werkte. Daarnaast hebben we onze tickets volledig gepersonaliseerd. Bezoekers ontvingen geen standaard ticket, maar een soort vliegticket in onze eigen huisstijl. Dat soort details helpen enorm bij je merkbeleving. Veel organisatoren weten niet eens dat dat kan, maar je kunt echt een volledig eigen ontwerp gebruiken.

Praat met mensen die ergens verstand van hebben en luister naar hun advies. Je kunt niet overal specialist in zijn. Plan bijvoorbeeld gewoon een meeting in met je ticketingpartner voordat je alles zelf gaat uitzoeken. Er zijn altijd tips en optimalisaties waar je zelf niet aan denkt. Ga niet alles blind zelf doen, maar maak gebruik van de kennis die er al is. Dat heeft mij enorm geholpen.