De afgelopen vijf jaar hebben Weeztix en Trees for All samen met festivalbezoekers meer dan € 100.000 opgehaald voor bosherstellingsprojecten wereldwijd. Wat begon als een simpele donatieoptie bij het afrekenen van tickets is uitgegroeid tot meer dan 20.000 geplante bomen in Nederland, Bolivia, Mexico, Indonesië en Vietnam. Een bewijs dat kleine keuzes in het ticketproces een echte impact kunnen hebben.

Nu gaat het partnerschap een volgende fase in, samen met duurzaamheidsplatform Go ZERO: Dance for Trees. Het doel is om duurzaam organiseren praktischer, meetbaarder en toegankelijker te maken door drie dingen samen te brengen die tot nu toe los van elkaar stonden: ticketingtechnologie, klimaatkennis en datagedreven inzichten in duurzaamheid.

In deze praktische gids leggen we stap voor stap uit hoe je als organisator aan de slag kunt.

1. Meet en verklein je voetafdruk (Go ZERO)

Een klimaatneutraal evenement klinkt als een groot doel. Maar elk groot doel begint met een eerste stap. En die eerste stap is simpel: meet iets. Het maakt niet uit hoe volledig of onvolledig dat eerste rapport is. Een rommelig eerste overzicht is beter dan niets.

Begin klein en bouw op

Zeker het eerste jaar kan overweldigend aanvoelen. Je wilt je festival verduurzamen, maar waar begin je? Het goede nieuws: het maakt niet zoveel uit waar je begint. De meeste festivals herhalen zich elk jaar. Na het eerste jaar weet je waar de verbeterpunten liggen en kun je je daarop richten.

Een goede start is het verzamelen van data bij je leveranciers. Gebruik een eenvoudig formulier om input op te halen, dat scheelt een rommelige inbox.

Verdiep je in emissiefactoren en frameworks

Emissiefactoren geven aan hoeveel CO2 iets uitstoot. Diesel stoot bijvoorbeeld meer uit dan benzine. De totale uitstoot van je festival is in principe simpel: emissiefactor x hoeveelheid x gebruik. Het lastige deel is het verzamelen van die hoeveelheden. Voor emissiefactoren is co2emissiefactoren.nl een goed startpunt.

Een framework klinkt ingewikkeld, maar hoeft het niet te zijn. Zelfs onze grootste klanten werken prima met basiscategorieën zoals Transport, Waterverbruik en Eten & Drinken. Andere frameworks die je kunt bekijken zijn GHG en de Green Deal Circular Festivals.

Maak het aanleveren van data zo makkelijk mogelijk

In duurzaamheid werk je met veel data: alle reisbewegingen van bezoekers, crew en artiesten, alle verkochte maaltijden. Gebruik zoveel mogelijk de tools die je al hebt. Via Weeztix kun je eenvoudig een vraag toevoegen aan het afrekenproces, zoals ‘Waar reis je vandaan?’. Zo verzamel je waardevolle informatie van alle bezoekers, zonder een aparte mailing.

De kans is groot dat je al bruikbare CO2-data hebt. Denk aan:

• Reisgedrag van bezoekers (via Weeztix)

• Reisbewegingen van crew (via je accreditatiesysteem)

• Artiestentransport (via je advancing)

• Productievervoer (via je accreditatiedata)

• Verkochte voedselsoorten (data van je cateraars)

Heb je die data nog niet? Stuur een formulier uit. Eenmaal opgebouwd, begin je te merken dat handmatig exporteren naar je duurzaamheidstool veel tijd kost. Dan is het tijd voor de volgende stap: data rechtstreeks doorzetten naar je duurzaamheidstool. Daar specialiseert Go ZERO zich in.

Afronden, leren, herhalen

Heb je je eerste duurzaamheidsrapport? Kijk er samen met je team en een paar experts goed naar. Wat ging goed? Wat kan beter? Een visuele weergave, zoals grafieken, helpt iedereen het snel te begrijpen.

Zie je gebieden met veel impact? Bespreek hoe je die kunt verminderen: gedeelde mobiliteitsoplossingen, het voedselaanbod, de stroomvoorziening. Soms is de conclusie ook dat je gewoon te weinig data hebt op bepaalde vlakken. Dat is een goede reden om te bedenken hoe je dat de volgende keer beter kunt verzamelen.

Actiepunten:

• Kies een framework (GHG, Green Deal Circular Festivals, of bouw zelf een framework met 3 tot 5 categorieën)

• Stuur een leveranciersformulier voordat je e-mails begint na te jagen

• Exporteer wat je al hebt: ticketing-, accreditatie- en cateringdata

• Schrijf een eerste rapport en streef niet naar perfectie

2. Klimaatbijdrage en bosherstel (Trees for All)

Bomen planten is een tastbare manier voor evenementenorganisaties om positieve impact te maken als aanvulling op CO2-reductiemaatregelen. Bomen zorgen namelijk voor een beter klimaat, meer biodiversiteit én een gezonde leefomgeving voor eventbezoekers.

Zuurstof en schone lucht

Bomen helpen niet alleen CO2 op te slaan, maar zorgen ook voor schonere lucht. Een volwassen boom produceert jaarlijks meer dan 100 kilogram zuurstof en filtert schadelijke stoffen, zoals stikstof en fijnstof, uit de lucht.

Biodiversiteit

Daarnaast zijn bossen de thuisbasis van miljoenen planten en dieren. In één inheemse eik leven meer dan 400 insectensoorten. Door bomen te planten en bossen te herstellen, vergroten we het leefgebied van planten en dieren en helpen we de biodiversiteit te beschermen.

Verkoeling

Ook voor onze omgeving (en evenementenlocaties) hebben bomen voordelen. Op warme dagen kunnen ze de temperatuur met wel 10 graden verlagen. Bij hevige regenval helpen ze water op te vangen: een enkele boom kan honderden liters water verwerken en overstromingen helpen voorkomen. Zeker op buitenlocaties kunnen bomen dus echt een verschil maken.

Meer bos is urgenter dan ooit

We verliezen wereldwijd nog steeds meer bos dan er bijkomt. Het is dan ook essentieel dat we meer bomen planten en de bossen die er al zijn beschermen. Trees for All, een Nederlandse non-profitorganisatie, zet zich hier al meer dan 25 jaar voor in door wereldwijd bomen te planten.

Driedubbele impact: klimaat, natuur en mensen

De gemeenschappen die in de projectgebieden wonen, profiteren ook direct van de bossen. Bomen creëren werkgelegenheid, leveren inkomen op, verrijken de bodem en verbeteren de watervoorziening. Door bij te dragen aan het planten van bomen en het herstel van bossen wereldwijd, creëren organisaties een driedubbele impact: voor het klimaat, voor de natuur en voor mensen.

Een eenvoudige manier om bij te dragen aan meer bos is met een opt-in in je ticketshop. Zo kunnen bezoekers direct bijdragen aan het planten van bomen wanneer ze hun ticket bestellen. Trees for All plant de bomen dan namens jullie organisatie en bezoekers in bosprojecten over de hele wereld. Meer weten over de impact van bomen? Kijk dan op: Meer weten over de impact van bomen? Kijk dan op: De kracht van bomen.

Met de toolkit die speciaal voor organisatoren is gemaakt, kun je dit initiatief eenvoudig promoten via je website, sociale media en je evenementcommunicatie.

De toolkit is hier te downloaden. Verder kun je meer verduurzamings-tools vinden in de App Library van je Weeztix-dashboard.

Actiepunten:

• Activeer de donatie-opt-in in je Weeztix-dashboard

  Download de Trees for All toolkit via de App Library

  Communiceer het waarom: bezoekers geven meer als ze weten waar hun bijdrage naartoe gaat

  Rapporteer na het evenement: hoeveel bomen, en waar ze zijn geplant

3. Slim ticketing en datagedreven duurzaamheid (Weeztix)

Ticketing is een van de eerste contactmomenten tussen een evenement en zijn bezoekers. Een logische plek dus om duurzame keuzes op een toegankelijke manier te introduceren.

Via de functie ‘Maak deze bestelling duurzaam’ kunnen organisatoren bezoekers de mogelijkheid bieden om direct bij te dragen aan bosherstellingsprojecten tijdens het afrekenen. Wat op individueel niveau klein lijkt, heeft op collectief niveau een grote impact. De afgelopen vijf jaar hebben duizenden bezoekers van evenementen als Paaspop, Soenda, Solar, Verknipt Festival en Extrema Outdoor Belgium via deze functie bijgedragen aan meer dan 20.000 nieuw geplante bomen wereldwijd.

Naast donaties kan ticketingdata ook helpen om de milieu-impact van een evenement beter te begrijpen en te verkleinen.

Denk aan:

• Vragen over reisgedrag van bezoekers toevoegen aan het ticketproces

• Locatiedata verzamelen om transportemissies beter in te schatten

• Deelname aan duurzame initiatieven meten

• Bezoekersinzichten gebruiken om mobiliteits- en communicatiestrategieën te verbeteren

Door duurzaamheid te integreren in bestaande workflows verlaag je de drempel voor zowel bezoekers als je eigen team. Kleine aanpassingen in het ticketproces kunnen al een meetbaar verschil maken:

• Heldere communicatie over duurzame initiatieven

• Transparante uitleg over waar bijdragen naartoe gaan

• Laagdrempelige opt-in mechanics

• Eenvoudige, goed getimede berichten bij het afrekenen

Duurzaamheid werkt het best als het makkelijk voelt, zichtbaar is en gezamenlijk wordt gedragen.

Actiepunten:

• Voeg een reisgedragsvraag toe aan je checkout

• Gebruik locatiedata om transportemissies in te schatten

• Houd duurzaamheidsberichten laagdrempelig: één zin, op het juiste moment

• Gebruik ticketinginzichten als input voor de planning van het volgende jaar

Doe mee met Dance for Trees

Duurzaamheid heeft pas echt impact als het door de hele organisatie is verweven en niet als losstaand project wordt behandeld. Van productie en mobiliteit tot catering en ticketing: echte vooruitgang ontstaat wanneer teams samenwerken aan gedeelde doelen.

Met Dance for Trees willen Weeztix, Trees for All en Go ZERO duurzaam organiseren toegankelijker en uitvoerbaarder maken voor evenementen van elk formaat.

Door duurzaamheidsopties in je ticketflow te activeren, je voetafdruk te meten en je publiek actief te betrekken, zet elk evenement betekenisvolle stappen. Of je nu een lokale community-bijeenkomst organiseert of een grootschalig festival: elk verkocht ticket is een kans om bij te dragen aan een groenere toekomst.

Via je Weeztix-dashboard activeer je de duurzaamheidsfunctie en bied je bezoekers een eenvoudige manier om bij te dragen. Zo versterk je de duurzame positionering van je evenement en word je onderdeel van een groeiend netwerk van bewuste organisatoren.

Trees for All stelt ook een campagnetoolkit beschikbaar om je te helpen je deelname te communiceren en je publiek te betrekken. Die vind je hier en in je Weeztix-dashboard onder de App Library.

Door de stappen in deze gids te volgen, verbind je je publiek rechtstreeks met de impact die je maakt. Elk ticket wordt een concrete bijdrage aan een groenere wereld.

Heb je vragen over hoe we jouw evenement duurzamer kunnen maken? Neem contact op met je accountmanager of mail naar info@weeztix.com.