Cambiar a un sistema cashless de circuito cerrado (closed-loop) es una de las decisiones más importantes que puedes tomar como organizador. Los beneficios de utilizar el formato cashless incluyen transacciones más rápidas, un mayor gasto dentro del recinto, mejores datos y liquidaciones más sencillas con tus proveedores. Cuando se hace bien, el sistema cashless elimina las fricciones de compra para tus asistentes y te da un mayor control.

Pero cuando se implementa mal, un sistema de pago digital puede tener el efecto contrario, provocando largas colas en los puntos de recarga, asistentes frustrados que no sabían que no se aceptaría dinero en efectivo, y un personal incapaz de solucionar un problema básico con un terminal.

Estos son los cinco errores de cashless que vemos con más frecuencia, y qué hacer en su lugar.

1. No avisar a tu público con suficiente antelación

El error más común al implementar el sistema cashless en un evento es, simplemente, no comunicarlo con la suficiente antelación o claridad.

Cuando los asistentes llegan esperando pagar en efectivo y descubren que no pueden, las quejas no se harán esperar y se formarán largas colas en los puntos de recarga antes de que siquiera hayan llegado a la barra. Esto genera una mala primera impresión incluso antes de que el evento haya empezado realmente. Además, ejerce una presión innecesaria sobre tu personal en el peor momento posible.

La solución es sencilla: integra el funcionamiento del sistema cashless en la estrategia de comunicación de tu evento. Explica a la gente qué esperar con bastante antelación y recuérdaselo en todos los canales que utilices:

• Inclúyelo en el correo electrónico de confirmación de la compra de entradas.
• Añade una explicación clara en la página web del evento y en la sección de preguntas frecuentes (FAQ).
• Publica sobre ello en tus redes sociales durante las semanas previas al evento.

El sistema cashless funciona mucho mejor cuando el público está preparado. Cuanto más sepan antes de llegar, mejor.

2. Permitir las recargas únicamente en el recinto

Si la única forma de cargar saldo es en un punto de recarga el mismo día del evento, estás garantizando que se formen largas filas.

Piensa en lo que pasa en la práctica. Una parte importante de los asistentes llegará sin haber recargado por adelantado, irá directo a un punto de recarga y se pondrá en la fila. Esa fila solo se hará más larga a medida que se llene el recinto, y mientras la gente esté esperando en la fila, no estará consumiendo ni gastando dinero.

Las recargas online solucionan esto. Si los asistentes pueden cargar saldo en su pulsera antes de llegar, ya sea a través de un enlace en su correo de confirmación o de un aviso en la página web del evento, una gran mayoría hará exactamente eso. Especialmente si pueden utilizar su método de pago preferido. Los datos lo respaldan, alrededor del 90% de las recargas se realizan online antes del evento cuando esta opción está disponible.

Las recargas en el recinto deben seguir existiendo como una alternativa de respaldo, pero deberían ser la excepción y no el método principal. Estos puntos de recarga físicos permiten a la gente utilizar tarjetas bancarias (tanto de débito como de crédito) para realizar sus transacciones, lo cual es especialmente útil si los asistentes se quedan sin conexión por cualquier motivo. Enfoca la comunicación de tu sistema cashless en incentivar a la gente a recargar por adelantado; como resultado, la operación en el recinto será considerablemente más fluida.

3. No ser claro sobre el saldo restante

Al final de un evento cashless de circuito cerrado (closed-loop), es completamente normal que a algunos asistentes les quede saldo en su pulsera o tarjeta. De hecho, en promedio, el dinero no gastado representa alrededor del 30% del total de las recargas.

Si tu política de devoluciones no es clara o, peor aún, si el público siente que simplemente ha perdido su dinero, las quejas se harán notar. Las reseñas negativas posteriores al evento que mencionan el sistema cashless casi siempre se deben a este punto. La gente no tiene problema en cargar en su pulsera más dinero del que planea gastar, pero solo si confía plenamente en que el saldo sobrante no va a desaparecer.

Sé totalmente explícito con el proceso de reembolso antes de que comience el evento. Facilita la solicitud de la devolución y explica claramente cuáles serán los plazos. Si quieres ir un paso más allá, dale a los asistentes una buena razón para gastar ese saldo restante en lugar de pedir que se lo devuelvan:

• Ofrece la compra de merchandising oficial después del evento utilizando el saldo que les haya quedado.
• Promociona las entradas early-bird para la próxima edición justo al terminar el evento, permitiendo usar ese crédito.
• Permite que el saldo se acumule para futuras ediciones a los asistentes que planean volver.

Si se gestiona bien, el saldo restante puede convertirse en una gran oportunidad comercial en lugar de un dolor de cabeza. Los asistentes que confían en tu proceso de devolución recargarán de manera mucho más generosa la próxima vez.

4. Subestimar la formación del personal

Un sistema cashless es tan eficaz como las personas que lo operan. Si el personal de la barra no sabe cómo procesar un pago digital, gestionar una transacción rechazada o reiniciar un terminal de pago que se ha quedado colgado, la fila detrás de ellos crecerá rápidamente.

Este es uno de los errores de cashless más fáciles de evitar y, sin embargo, uno de los que más se pasan por alto. Formar a tu equipo en el uso de estos sistemas es una cuestión pura de preparación. A veces vemos que al personal se le muestra el funcionamiento una sola vez, muy por encima, y se espera que se las ingenien para resolver el resto bajo presión el día del evento.

Una buena formación no tiene por qué llevar mucho tiempo, pero sí debe ser práctica y fácil de consultar en cualquier momento:

• Crea videotutoriales cortos con las acciones más comunes: procesar un pago, consultar el saldo o realizar una recarga.
• Dale al personal una guía de referencia rápida de una sola página que puedan tener a mano en las barras durante el evento.
• Asigna un punto de contacto designado en el recinto que pueda solucionar problemas técnicos rápidamente, en particular con el método de pago NFC, o en caso de una caída de la red o un apagón.
• Haz un breve repaso técnico el mismo día antes de abrir puertas, mientras el ambiente aún está tranquilo y sin presión.

El objetivo es que tu personal se sienta seguro de poder gestionar los procesos con fluidez y garantizar que sepan exactamente a quién llamar cuando ocurra algo inusual.

5. No analizar los datos de pago cashless después del evento

Una vez terminado el evento, es tentador pasar directamente a centrarse en el siguiente. Sin embargo, los datos recopilados por tu sistema cashless son increíblemente útiles, e ignorarlos es uno de los errores más costosos que puedes cometer.

Cada transacción que procesa tu sistema cashless te aporta información valiosa: qué barras tuvieron más actividad y en qué momentos; qué productos se agotaron y cuáles apenas se tocaron; cuándo alcanzó el gasto su punto máximo durante el día y cuándo disminuyó; o si el comportamiento de recarga se concentró al principio o se distribuyó a lo largo del día.

Toda esa información te servirá para tomar mejores decisiones en tu próxima edición, lo que te permitirá:

• Ajustar los niveles de personal para adaptarlos a las horas punta reales, en lugar de basarte en suposiciones.
• Optimizar tu oferta de productos basándote en lo que se vendió y lo que no.
• Identificar las zonas del recinto con menor rendimiento y evaluar si es necesario cambiar la distribución del espacio.
• Utilizar los patrones de gasto para lanzar tus campañas de marketing en los momentos más estratégicos.

Los organizadores que sacan el máximo provecho de sus sistemas cashless son los que tratan cada edición como un aprendizaje continuo. Los datos están ahí; solo tienes que utilizarlos.

Un sistema cashless de circuito cerrado bien ejecutado

Ninguno de estos errores es difícil de evitar una vez que sabes a qué prestar atención. El hilo conductor de todos ellos es que el sistema cashless funciona mejor cuando se planifica con el mismo cuidado y previsión que cualquier otro aspecto de tu evento.

Puedes leer más sobre las ventajas de pasarte al formato cashless y los diferentes tipos de soluciones de pago disponibles en nuestra biblioteca de conocimientos.

Si estás pensando en implementar los pagos cashless en tu evento, o quieres mejorar una experiencia previa, nuestro equipo estará encantado de asesorarte sobre cómo llevarlo a la práctica.

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